Mulți antreprenori află că au cazier fiscal abia în ziua în care vor să deschidă o firmă nouă, să cumpere părți sociale sau să devină administratori, iar ONRC le respinge cererea. De cele mai multe ori nu e vorba de o faptă gravă, ci de o amendă neplătită, de un bilanț depus prea târziu sau de o firmă veche, declarată inactivă, la care au fost administratori.
În acest ghid vă explic ce fapte se înscriu în cazierul fiscal, ce operațiuni vă blochează, cât timp rămân informațiile acolo și ce pași aveți de făcut ca să vă „curățați” cazierul.
Atenție la: Orice înscriere activă în cazierul fiscal vă poate bloca înființarea unei firme, preluarea de părți sociale sau numirea ca administrator. Verificați-vă cazierul înainte de a pregăti actele, nu după ce ați primit o respingere de la Registrul Comerțului.
Ce este cazierul fiscal, pe scurt
Cazierul fiscal este o evidență ținută de ANAF în care se înregistrează abaterile de la disciplina fiscală, contabilă, vamală și financiară. Scopul lui este să împiedice persoanele cu abateri să se „mute” dintr-o firmă în alta și să lase în urmă datorii sau nereguli.
Cazierul fiscal privește trei categorii de contribuabili:
- persoanele fizice, inclusiv cele care desfășoară activități independente;
- persoanele juridice (SRL, SA etc.);
- entitățile fără personalitate juridică, de exemplu PFA, întreprinderile individuale și cele familiale.
Sfat practic: În acest ghid, prin reprezentanți înțelegem reprezentanții legali sau desemnați ai unei firme, adică, în practică, administratorii. Legea folosește formula completă de fiecare dată; noi o folosim pe cea scurtă, pentru claritate.
Pe ce legislație se bazează acest ghid
- OG 39/2015 privind cazierul fiscal – ce se înscrie, când se scot informațiile, certificatul de cazier fiscal și rectificarea;
- HG 1000/2015 – lista faptelor care se înscriu în cazierul fiscal, cu anexa înlocuită integral prin HG 1568/2022;
- Ordinul președintelui ANAF 2594/2015, modificat prin Ordinul 2048/2023 – procedura și formularele (502 – cererea de eliberare a certificatului, 503 – cererea de rectificare);
- Legea 207/2015 (Codul de procedură fiscală) – inactivitatea fiscală și răspunderea solidară;
- Legea 265/2022 privind registrul comerțului – ONRC obține direct informațiile din cazierul fiscal, pe baza unui protocol cu ANAF.
Ce fapte se înscriu în cazierul fiscal
Faptele se împart în cinci categorii. Lista exactă a infracțiunilor și contravențiilor este cea din anexa la HG 1000/2015. Mai jos găsiți exemplele cele mai des întâlnite în practică.
1. Infracțiuni din domeniul fiscal, contabil, vamal și financiar
Se înscriu condamnările și celelalte soluții definitive pentru fapte penale precum:
- evaziunea fiscală (Legea 241/2005): ascunderea veniturilor, evidențe contabile duble, reținerea impozitelor fără virarea lor la buget, refuzul de a prezenta documentele la control;
- infracțiunile prevăzute de Legea 31/1990 a societăților, de exemplu folosirea bunurilor sau a creditului firmei în interes personal ori plata de dividende din profituri fictive;
- infracțiunile la regimul accizelor (Codul fiscal) și contrabanda (Codul vamal);
- spălarea banilor (Legea 129/2019), infracțiunile din jocurile de noroc, emiterea de cecuri fără acoperire și fraudele cu fonduri europene.
2. Contravenții din domeniul fiscal și contabil
Aici intră cele mai multe înscrieri pe care le vedem la antreprenori, pentru că sunt abateri administrative obișnuite, nu infracțiuni:
- Codul de procedură fiscală: depunerea cu întârziere sau nedepunerea declarațiilor fiscale, înregistrarea fiscală întârziată, nereținerea sau nevirarea impozitelor reținute, nepăstrarea documentelor și nerespectarea obligațiilor de raportare (inclusiv SAF-T);
- Legea contabilității 82/1991: nedepunerea situațiilor financiare anuale, neînregistrarea operațiunilor în contabilitate sau nerespectarea regulilor contabile;
- Legea 129/2019: printre altele, nedepunerea declarației privind beneficiarul real. Detalii găsiți în articolul despre Legea 129/2019 privind beneficiarii reali;
- Codul fiscal: contravenții la regimul accizelor.
Sfat practic: Contravențiile sancționate doar cu avertisment nu se înscriu în cazierul fiscal. Dacă primiți un proces-verbal, verificați ce sancțiune vi s-a aplicat.
3. Răspunderea solidară pentru datoriile unei firme
Dacă ANAF v-a atras răspunderea solidară pentru datoriile fiscale ale unei firme, de exemplu ca administrator sau asociat, decizia se înscrie în cazierul fiscal după ce rămâne definitivă: fie pentru că nu ați contestat-o, fie pentru că instanța a respins definitiv contestația.
4. Răspunderea patrimonială în insolvență
Se înscrie și răspunderea stabilită prin hotărâre judecătorească definitivă pentru o parte din datoriile firmei aflate în insolvență, atunci când este vorba de creanțe administrate de ANAF.
5. Inactivitatea fiscală
Când o firmă este declarată inactivă fiscal, inactivitatea se înscrie atât în cazierul firmei, cât și în cazierul reprezentanților ei. Aici sunt trei reguli de reținut:
- se înscriu reprezentanții care erau în funcție în perioada în care au apărut situațiile care au dus la inactivitate;
- dacă firma își schimbă administratorul, iar inactivitatea continuă mai mult de un semestru calendaristic de la înregistrarea noului administrator la ONRC, inactivitatea se înscrie și în cazierul noului administrator;
- excepție: inactivitatea care rezultă din suspendarea temporară a activității, înscrisă la ONRC, nu se trece în cazierul fiscal.
Situațiile care duc la inactivitate, inclusiv cele două noi din 2026, sunt explicate pe larg în ghidul despre situațiile care generează inactivitatea fiscală a firmelor.
Atenție la: Dacă acceptați să deveniți administrator într-o firmă declarată inactivă, aveți la dispoziție un semestru ca să o reactivați. După aceea, inactivitatea apare și în cazierul dvs. fiscal și vă poate bloca propriile afaceri.
Ce operațiuni vă blochează cazierul fiscal
Potrivit art. 8 din OG 39/2015, cazierul fiscal se verifică în următoarele situații, iar operațiunea nu poate fi autorizată dacă în cazier există vreo înscriere:
- înființarea unei societăți, a unei cooperative sau a unei entități fără personalitate juridică: se verifică asociații, acționarii și reprezentanții.
- autorizarea unei activități independente: se verifică solicitantul, de exemplu la înființarea unui PFA;
- cesiunea părților sociale sau a acțiunilor: se verifică noii asociați, adică cei care cumpără, nu cei care vând.
- numirea unui nou administrator: se verifică persoana numită. Vezi schimbarea administratorului firmei;
- intrarea unui asociat nou la majorarea capitalului social: se verifică noul asociat. Vezi cooptarea unui asociat nou;
- alte situații prevăzute de lege.
Vestea bună: pentru operațiunile înregistrate la Registrul Comerțului nu trebuie să aduceți dvs. certificatul. ONRC obține informațiile direct de la ANAF, electronic. Persoanele străine care nu sunt înregistrate fiscal în România dau, în locul certificatului, o declarație autentică pe propria răspundere.
Cât timp rămân informațiile în cazierul fiscal
Informațiile nu rămân acolo pentru totdeauna. Art. 6 din OG 39/2015 stabilește când se scot, în funcție de tipul faptei. În majoritatea cazurilor, scoaterea se face din oficiu. Pentru infracțiunile cu pedeapsă executată, trebuie să depuneți dvs. o cerere.
Situația | Când se scoate din cazier |
|---|---|
Fapta nu mai este sancționată de lege | Din oficiu, de la data respectivă |
Amnistie sau reabilitare | Din oficiu |
Infracțiune cu pedeapsă executată | La cerere, dacă în 5 ani de la executarea pedepsei nu ați mai săvârșit fapte similare |
Contravenție cu amenda achitată | La o lună de la înscriere, dacă amenda a fost plătită |
Contravenție cu amenda neachitată | În 3 zile lucrătoare de la plată sau, dacă nu se plătește, după 5 ani |
Contravenții la regimul accizelor | Același mecanism, dar cu termen de un an în loc de o lună |
Răspundere solidară | La stingerea datoriilor, dar nu mai devreme de o lună de la înscriere; dacă nu se sting, după 5 ani |
Firmă inactivă, reactivată | La data reactivării, dacă inactivitatea a venit din nedepunerea declarațiilor; la 3 luni de la reactivare, în celelalte cazuri |
Nu mai sunteți administratorul firmei inactive | La un an de la înregistrarea schimbării la ONRC sau la expirarea mandatului, dacă acesta nu a fost reînnoit |
Decesul persoanei sau radierea firmei | La un an de la deces sau radiere |
După scoaterea din cazier, ANAF mai păstrează un istoric al informațiilor timp de 10 ani, dar acesta nu mai apare în certificatul de cazier fiscal.
Sfat practic: Dacă aveți o amendă contravențională fiscală, plătiți-o cât mai repede. Plata vă scurtează mult perioada în care înscrierea vă blochează operațiunile la ONRC.
Cum obțineți certificatul de cazier fiscal
- Alegeți canalul. Cererea (formularul 502) se depune online, prin Spațiul Privat Virtual (SPV), sau la ghișeul oricărui organ fiscal, indiferent de domiciliul dvs. fiscal.
- Pregătiți actele de identitate. Persoana fizică depune cererea personal, prin împuternicit sau prin avocat. Pentru o firmă, cererea o depune reprezentantul legal sau un împuternicit.
- Precizați scopul. Certificatul este valabil doar pentru scopul declarat în cerere.
- Primiți certificatul. Se eliberează de îndată și gratuit, pe hârtie sau electronic. Este valabil 30 de zile de la emitere.
Cum scăpați de o înscriere în cazierul fiscal
- Aflați ce anume este înscris. Solicitați certificatul de cazier fiscal: el arată faptele și situațiile înscrise.
- Eliminați cauza. Plătiți amenda, stingeți datoriile pentru care ați răspuns solidar sau reactivați firma inactivă.
- Calculați termenul. Folosiți tabelul de mai sus ca să vedeți când se scoate înscrierea.
- Depuneți cererea de scoatere, dacă este cazul. Este obligatorie pentru infracțiunile cu pedeapsă executată. Pentru celelalte situații, puteți cere scoaterea și dvs., cu documente justificative, fără să așteptați procedura din oficiu.
- Verificați din nou. Cereți un certificat nou și asigurați-vă că înscrierea a dispărut înainte să depuneți dosarul la ONRC.
Dacă înscrierea este greșită: rectificarea
Dacă informațiile din cazier nu corespund realității sau au fost înscrise fără respectarea legii, depuneți o cerere de rectificare (formularul 503) la organul fiscal care a făcut înscrierea, împreună cu documentele care vă susțin.
- organul fiscal trebuie să vă comunice soluția în 5 zile de la depunerea cererii: fie rectifică informațiile și emite un certificat nou, fie respinge cererea;
- dacă cererea este respinsă sau nu primiți răspuns, puteți face contestație la tribunal, secția de contencios administrativ și fiscal, în 30 de zile.
Documente necesare
Pentru certificatul de cazier fiscal
- cererea de eliberare (formularul 502), dacă nu o completați direct în SPV;
- actul de identitate al solicitantului;
- împuternicirea sau delegația, dacă cererea o depune altă persoană.
Pentru scoaterea sau rectificarea unei înscrieri
- cererea scrisă sau formularul 503, pentru rectificare;
- dovada plății amenzii sau a stingerii datoriilor;
- decizia de reactivare a firmei, dacă este cazul;
- documentul ONRC din care reiese încetarea calității de administrator;
- hotărârea judecătorească, actul de amnistie sau dovada reabilitării, după caz.
Greșeli frecvente
- acceptați să deveniți administrator într-o firmă inactivă fără să verificați situația ei fiscală;
- lăsați amenzi contravenționale fiscale neplătite și uitați de ele;
- depuneți cu întârziere bilanțul sau declarațiile, crezând că amenda este singura consecință;
- cumpărați părți sociale fără să vă verificați cazierul și aflați de problemă abia la ONRC;
- folosiți un certificat de cazier fiscal mai vechi de 30 de zile sau eliberat pentru alt scop;
- nu cereți scoaterea din cazier atunci când legea o condiționează de o cerere.
Concluzie
Cazierul fiscal nu este rezervat celor care au comis infracțiuni. O amendă neplătită, un bilanț întârziat sau o firmă veche lăsată în inactivitate pot fi suficiente ca să vă blocheze următorul proiect de afaceri. Vestea bună este că cele mai multe înscrieri se pot elimina, dacă știți ce aveți de făcut și o faceți la timp.
Înainte de o cesiune, de schimbarea administratorului sau de înființarea unei firme noi, verificăm împreună cu dvs. dacă există riscuri și pregătim dosarul complet. Pentru firmele care au nevoie de o modificare la ONRC, vă stăm la dispoziție cu serviciile noastre de modificare firmă. Dacă o firmă veche vă încarcă inutil cazierul, vă ajutăm la o închidere a firmei organizată. Pentru alte ghiduri practice, intrați în Biblioteca Antreprenorului.
Acest articol are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța juridică sau fiscală personalizată.
Întrebări frecvente (FAQ)
Ce fapte se înscriu în cazierul fiscal?
Infracțiunile și contravențiile din domeniul fiscal, contabil, vamal și financiar prevăzute în anexa la HG 1000/2015, plus răspunderea solidară, răspunderea patrimonială în insolvență și inactivitatea fiscală. Contravențiile sancționate doar cu avertisment nu se înscriu.
Se înscrie în cazierul fiscal suspendarea activității firmei?
Nu. Inactivitatea care rezultă din suspendarea temporară a activității, înscrisă la Registrul Comerțului, nu se trece în cazierul fiscal.
Pot înființa o firmă dacă am înscrieri în cazierul fiscal?
Nu. Potrivit OG 39/2015, înființarea unei firme, cesiunea părților sociale, numirea unui administrator nou și intrarea unui asociat nou la majorarea capitalului nu se autorizează dacă în cazierul fiscal al persoanelor verificate există înscrieri.
Cât este valabil certificatul de cazier fiscal?
Certificatul este valabil 30 de zile de la emitere și numai pentru scopul pentru care a fost cerut. Se eliberează gratuit, de îndată, prin SPV sau la ghișeul oricărui organ fiscal.
Cât timp rămâne o amendă în cazierul fiscal?
Dacă amenda este plătită, înscrierea se scoate la o lună de la data înscrierii. Dacă nu este plătită, se scoate în 3 zile lucrătoare de la plată sau după 5 ani.
Ce fac dacă în cazierul fiscal apare o informație greșită?
Depuneți o cerere de rectificare (formularul 503) la organul fiscal care a făcut înscrierea. Dacă cererea este respinsă sau nu primiți răspuns în 5 zile, puteți face contestație la tribunal în 30 de zile.